Das Dokumentenmanagement gilt in der Branche als einer der größten versteckten Kosten- und Zeitfaktoren. Mit der KI-Software Avrios will Shiftmove den "Papierkram" im Fuhrpark nun deutlich vereinfachen: Die "Poststelle – der AI Dokumenten Manager" erkennt Dokumente automatisch, ordnet sie zu und stößt eigenständig Folgeprozesse an. Die Lösung reduziert laut Shiftmove den administrativen Aufwand pro Beleg um bis zu fünf Minuten und eliminiert typische manuelle Fehlerquellen.
Die KI-gestützte Poststelle fungiert als zentraler Eingangskanal für Dokumente, die via E-Mail, Direkt-Upload oder Scan in die Fuhrparkmanagement-Software gelangen. Die integrierte Künstliche Intelligenz (KI) erkennt den Dokumenttyp in Sekunden, ordnet ihn dem richtigen Fahrzeug oder Vorgang zu und speichert alles strukturiert sowie audit-sicher ab.
Neu ist die aktive Verknüpfung mit operativen Abläufen: Dokumente werden nicht mehr nur passiv abgelegt, sondern stoßen automatisch relevante Folgeschritte an. Beispielsweise werden Schadendokumente automatisch offenen Schäden zugeordnet oder Zulassungsbescheinigungen.
Trotz dieser Automatisierung behalten Fuhrparkverantwortliche die volle Kontrolle, da alle KI-Vorschläge jederzeit geprüft und manuell angepasst werden können. Das Ziel der neuen Funktion ist die Entlastung der Fuhrparkverantwortlichen von zeitaufwendigen administrativen Aufgaben. Während Software bisher primär für Transparenz sorgte, übernimmt sie nun zunehmend operative Prozesse.
Mit der Integration von KI-basierten Ausreißeranalysen geht Shiftmove bereits den nächsten Schritt: Das System agiert künftig als digitaler Frühwarnposten, der Fuhrparkmanager aktiv informiert, wenn Kosten massiv abweichen oder die Datenlage eine Optimierung der Flottengröße nahelegt.
