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Ausgabe 5/2013

Eines für alle, alle für einen

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© AUTOFLOTTE

Eines für alle, alle für einen

Teil 2: Poolfahrzeuge | Häufig erhalten die Poolfahrzeuge in einem Fuhrpark zu wenig Aufmerksamkeit. Fühlt sich allerdings niemand verantwortlich, drohen Risiken für Unternehmen und Fuhrparkleiter.

— Für jedes Poolfahrzeug sollte ein direkt Verantwortlicher definiert sein. Diese Aufgabe kann der Fuhrparkchef selbst oder auch ein Abteilungsleiter wahrnehmen. Vor allem bei Fahrzeugen, die nicht am Hauptsitz des Unternehmens angesiedelt sind, wird ein Mitarbeiter benötigt, der den Fahrzeugeinsatz koordiniert und verbindliche Anordnungen erteilen kann.

Die Betreuer der einzelnen Fahrzeuge sollten unbedingt durch eine schriftliche Dienstanweisung auf notwendige Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Führerscheinkontrolle oder den saisonalen Reifenwechsel, hingewiesen werden.

Fahrzeugdurchsicht ist Pflicht | Eine der wichtigsten Aufgaben für den Fahrzeugbetreuer ist die regelmäßige, mindestens wöchentliche Durchsicht. Ein Fahrer, der in einen Poolwagen einsteigt, geht meist davon aus, dass sich dieses in einem technisch einwandfreien Zustand befindet. Eine Verpflichtung der Fahrer zu einer Abfahrkontrolle funktioniert in der Praxis oft leider nicht. Eine Ausnahme hiervon bilden nur Berufskraftfahrer mit einer fundierten Ausbildung. Trotzdem sollte man den Fahrer natürlich zu einer regelmäßigen Kontrolle auffordern.

Sowohl bei einer Kontrolle durch den Fahrer als auch bei einem Fahrzeugcheck durch den Poolbetreuer gilt es, die Technik (Bremsen, Bereifung, Beleuchtung) und die Ausstattung zu überprüfen. Selbstverständlich sollte die Durchführung auch schriftlich dokumentiert werden, am besten mit einer Excelliste mit den einzelnen Prüfungsbestandteilen. Eine Vorlage zur Fahrzeugdurchsicht findet man im Internet (zum Beispiel im Club der Fuhrparkverwalter unter www.fuhrparkverwalter.de).

Dienstanweisung | Bei einem Poolfuhrpark sollte der verantwortliche Mitarbeiter vor Ort über seine Pflichten ausführlich informiert werden. In einer Dienstanweisung sollten die notwendigen Aufgaben erwähnt, und es sollte die Durchführung eindeutig beschrieben sein. Folgende Punkte sind unter anderem zu regeln:

Überprüfung des verkehrs- und arbeitssicheren Zustands

Vollständigkeit der Sicherheitsausrüstung

Einweisung neuer Fahrer auf das Fahrzeug

Kontrolle von Führerscheinen

Zustand und Profiltiefe der Reifen

witterungsentsprechende Bereifung

rechtzeitige Durchführung von Wartungsterminen

Durchführung der amtlichen Hauptuntersuchung

Fahrzeugdurchsichten gemäß UVV

Überprüfung der Fahrtenbücher

Kontrolle des Zustands und der Sauberkeit des Fahrzeuges

Um einen Pool betriebswirtschaftlich sinnvoll betreiben zu können, muss man bereits im Vorfeld die richtigen Modelle wählen. Maßgeblich für die Wahl sollte der tatsächliche Einsatz im Alltag sein. Während ein Auto der oberen Mittelkasse mit nur geringen Fahrleistungen einen überdurchschnittlich hohen Wertverlust aufweisen wird, kann ein zu klein dimensioniertes Auto bei hohen Fahrleistungen zu beträchtlichen Wartungskosten führen.

Darüber hinaus sollte sich die technische Ausstattung im Pool nicht zu stark unterscheiden. Andernfalls kann es zu sehr unterschiedlichen Fahrleistungen kommen. Als „Verschiebebahnhof“ für früher zurückgehende Leasingfahrzeuge ist der Poolfuhrpark deshalb nur bedingt geeignet.

Kosten auf dem Prüfstand | Gerade bei wechselnden Nutzern sollten die Kosten der Fahrzeuge genauer analysiert werden. Überhöhte Wartungsrechnungen, zusätzlicher Ölbedarf oder ein zu hoher Kraftstoffverbrauch können Hinweise auf eventuelle technische Probleme sein. In diesem Fall sollte unbedingt eine zusätzliche Durchsicht veranlasst werden.

Ist technisch alles im grünen Bereich, kann auch eine irrtümliche oder absichtliche Falschnutzung der Tankkarte vorliegen. Um die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Fahrzeuge steuern zu können, sollte man regelmäßig die Kosten je Kilometer und das Verhältnis zwischen fixen und variablen Kosten überprüfen. Sind die Kilometerkosten bei einzelnen Fahrzeugen zu hoch, sollte man über Alternativen nachdenken.

Poolautos sollten über einen Tages- oder Stundensatz für die Entleihung und einen Kilometersatz je gefahrenen Kilometer verrechnet werden. Wird nur einer dieser Werte weiterbelastet, kommt es oft zu unerwünschten Nebeneffekten. Fehlt eine Verrechnung der Kilometer, werden die Autos oft für weite Dienstreisen benutzt, bei einer fehlenden Tagespauschale werden vorrangig kurze Besorgungsfahrten durchgeführt.

Poolfahrzeuge sollten deutlich über 50 Prozent der Zeit genutzt werden. Andernfalls ist meist ein anderes Verkehrsmittel oder die zeitweise Fahrzeuganmietung günstiger. Idealerweise liegt die Auslastung bei bis zu 80 Prozent. Noch bessere Kennzahlen lassen sich – aufgrund von Wochenenden und Feiertagen – meist nicht erreichen.

Optimale Auslastung | Damit die einzelnen Pkw auch häufig genutzt werden, sollten Standzeiten, die durch den Prozess der Ausleihung oder Sicherheitsabstände zwischen den Entleihungen entstehen, minimiert werden. Bei Poolwagen, die für Dienstreisen nur tageweise vergeben werden, empfiehlt es sich, die tatsächliche Nutzung zu überprüfen. Oft werden sie nur stundenweise benötigt und stehen den Rest des Tages ungenutzt auf dem Parkplatz. In diesem Fall kann eine halbtägige oder stündliche Entleihung sinnvoll sein. Werden in der Flotte Fahrzeuge sowohl für längere Dienstreisen als auch für kurze Besorgungsfahrten genutzt, kann auch eine Unterteilung des Pools Sinn ergeben.

Sind Poolfahrzeuge unter der Woche kaum verfügbar, kann eine Vergrößerung der Flotte in Frage kommen. Hierfür sollte man den zusätzlichen Bedarf analysieren und dann den Fuhrpark stückweise aufstocken. Dabei sollten allerdings konjunkturbedingte oder saisonale Schwankungen berücksichtigt werden. Saisonale Spitzen lassen sich oft durch eine flexible Handhabung von Fahrzeugrückgaben oder Neubestellungen überbrücken.

Intern oder extern | Mit der Betreuung von Poolfahrzeugen ist meist auch ein hoher Arbeitsaufwand verbunden. Werden die Aufgaben allerdings nicht gewissenhaft durchgeführt, können erheblich höhere Kosten und rechtliche Risiken auf das Unternehmen zukommen (siehe „Rechtliche Risiken“ unten). Aus diesem Grund sollte der Bedarf an Poolfahrzeugen auch regelmäßig überprüft werden. Wer sich nicht sicher ist, alle notwendigen Aufgaben gewissenhaft durchführen zu können, sollte eventuell einen externen Anbieter mit der Fahrzeugpflege und -durchsicht beauftragen.

| Peter Hellwich

So nicht! | Die häufigsten Fehlerquellen in Poolflotten

Bordbuch des Fahrzeuges, Fahreranweisungen: Unterlagen zum Fahrzeug oder einzelne Dokumente fehlen (Werkstattauftrag, Verhaltensregeln bei einem Unfall, europäischer Unfallbericht).

Fahrtenbuch: Das Fahrtenbuch ist fehlerhaft: Lückenhafte Kilometerstände, unlesbare Angaben beim Fahrernamen oder beim Ziel, fehlende Seiten, unbrauchbarer Stift.

Mangelnde Sauberkeit: Das Fahrzeug ist von außen verschmutzt (verkrustet) oder innen staubig, es liegt Müll von mehreren Fahrern im Fahrzeug, die Polster und Scheiben sind verschmutzt. In diesem Fall empfiehlt sich eine wöchentliche Reinigung der Fahrzeuge durch einen externen Anbieter (Tankstelle oder Waschanlage vor Ort).

Fehlende Sicherheitsausstattung: Häufig fehlen in den Fahrzeugen nach einiger Zeit die Warnweste und das Warndreieck oder der Verbandskasten ist unvollständig. Meist liegt das nicht an einem Diebstahl, sondern es wurde vergessen, nach einer Panne oder einer Ersten Hilfe alle Gegenstände wieder „einzusammeln“.

Verschleiß und Beschädigungen: Kleinere Schäden am Fahrzeug oder eine fehlerhafte Beleuchtung werden oft nicht erkannt. Um die Beleuchtung besser kontrollieren zu können, sind gerade in Tiefgaragen Spiegel in der Nähe der Einfahrt praktisch.

Reifenschäden: Vor allem bei größeren Fahrzeugen findet man häufig Reifen mit beschädigten Flanken oder Felgenschäden. Für Abhilfe sorgt eine regelmäßige Überprüfung.

Rechtliche Risiken | Kanzlei Voigt Rechtsanwalts GmbH (www.kanzlei-voigt.de)

– Werden mit Poolfahrzeugen Verkehrsverstöße begangen, wird der Halter behördlich dazu aufgefordert mitzuteilen, wem das Auto überlassen wurde. Oft wird hierauf keine Antwort gegeben, was zur Folge haben kann, dass die Verwaltungsbehörde eine Fahrtenbuchauflage für das Fahrzeug oder den ganzen Fuhrpark erteilt.

Gemäß § 31a Abs. 1 Satz 1 StVZO kann das Führen eines Fahrtenbuchs für ein/mehrere zugelassene oder künftig zuzulassende Fahrzeuge angeordnet werden, wenn die Feststellung eines Fahrzeugführers nach Verstoß gegen Verkehrsvorschriften unmöglich war. Laut Rechtsprechung muss der Halter zuvor unverzüglich innerhalb von zwei Wochen von dem Verstoß (Bewertung mit mindestens einem Punkt) benachrichtigt worden sein. Weiterhin sind gewisse – erfolglose – Ermittlungen der Polizei erforderlich.

Für Poolfahrzeuge/deren Halter gelten aber Besonderheiten: Da Kaufleute ohnehin zur Aufzeichnung über die Fahrzeugnutzung verpflichtet sind, kommt es laut Rechtsprechung nicht so sehr auf das Erinnerungsvermögen an, daher muss die Angabe des Nutzers länger möglich sein. Eine Zwei-Wochen-Frist, nach der eine Fahrtenbuchauflage nicht mehr möglich ist, gibt es daher hier nicht, was nach VGH Baden-Württemberg (Az. 10 S 1860/10) auch gilt, wenn neben Firmen- auch Privatnutzung vorliegt. An den Umfang der Polizeiermittlungen sind keine großen Anforderungen zu stellen, weil die einzige „Spur“ neben dem Bild die Halterauskunft ist. Weitere Ermittlungen ohne Auskunft wären nur mit unvertretbarem Aufwand möglich, wie unter anderem das VG Gelsenkirchen (Urteil vom 12.08.2011, Az. 14 L 716/11) entschieden hat.

Die Behörden verhängen dann oft eine Fahrtenbuchauflage für den ganzen Fuhrpark über längere Zeit. Dies kann unverhältnismäßig und daher unwirksam sein. Das VG Mainz (Urteil vom 14.05.2012, Az. 3 L 298/12.MZ) hat entschieden, dass eine solche Auflage für einen 93 Fahrzeuge umfassenden Fuhrpark für 30 Monate unverhältnismäßig und damit rechtswidrig ist, wenn nicht ermittelt worden war, wie groß der Fuhrpark ist und wie viele Verstöße mit welchen Fahrzeugen begangen wurden. Da dort Auslöser der Auflage ein einziger Geschwindigkeitsverstoß war, hätte zwingend untersucht werden müssen, ob ernsthaft mit anderen unaufklärbaren Verstößen mit allen anderen Autos zu rechnen wäre.

Für Poolfahrzeuge könnte das bedeuten, dass wegen der häufig wechselnden Nutzung bei mehreren Verstößen eine Auflage für mehrere auffällige oder alle Pool-, nicht aber für alle auf das Unternehmen zugelassenen Fahrzeuge verhältnismäßig sein könnte. Leichter zuzuordnende Pkw (nur ein Nutzer) müssen jedenfalls bei weniger Verstößen ausgenommen werden. Auch für Autos mit Fahrtenschreiber ist eine Auflage wohl generell unwirksam, da bereits Fahrer dokumentiert werden (OVG Sachsen, Az. 3 A 176/10).

Zur Dauer der Auflage müssen die Schwere der Verstöße und der Grad der Haltermitwirkung berücksichtigt werden. Im konkreten Fall waren eine aktuelle Geschwindigkeitsüberschreitung neben anderen früheren kleineren Verstößen zu wenig, um eine derart lange Auflage zu rechtfertigen. Auch die nicht/nicht richtig erfolgte Anhörung des Betroffenen vor Fahrtenbuchauflage ist eine Fehlerquelle. Einwendungen gegen umfangreiche Auflagen sind also nicht aussichtslos.

Die finanziellen Folgen einer Fahrtenbuchauflage: Zunächst sind die Verwaltungskosten zu übernehmen (meist 50 bis 75 Euro, bei mehreren Fahrzeugen höhere Gesamtgebühren). Verstöße gegen die Auflage werden als Ordnungswidrigkeiten geahndet (Nichtführen, -aushändigen, -aufbewahren des Fahrtenbuches: laut aktuellem Bußgeldkatalog Regelsatz von 50 Euro plus ein Punkt). Verpflichtet ist der Fahrzeughalter.

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