Elektronische Medien im Visier
Bei der Fahrtenbuchführung auf elektronischen Medien gibt es regelmäßig Probleme mit der Finanzverwaltung. Das Finanzgericht München hat mit Urteil vom 22. April 2008 dem Finanzamt Recht gegeben, das das elektronische Fahrtenbuch eines Immobilienmaklers nicht anerkannt hatte: Es war möglich, in der Fahrtenbuchdatei nachträglich Änderungen einzufügen, ohne dass diese automatisch dokumentiert und bei Einsicht in die Datei angezeigt wurden.
Elektronische Fahrtenbücher von kommerziellen Anbietern gibt es grundsätzlich in zwei Funktionsvarianten. Die Daten werden entweder manuell erfasst, losgelöst von der Fahrzeugtechnik, oder automatisch durch eine Schnittstelle mit dem Navigationssystem mit manuellen Ergänzungen zu Reisezweck, besuchten Personen oder Firmen etc. Die Anbieter verweisen in der Regel darauf, dass die Software in dem von der Finanzverwaltung geforderten Umfang manipulationssicher ist und, soweit vom Nutzer Änderungen an bestehenden Eintragungen vorgenommen werden können, diese erkennbar dokumentiert werden.
Sind mehrere Programmvarianten im Lieferumfang enthalten, ist Vorsicht geboten. Der Nutzer muss darauf achten, welche der Versionen nachträgliche Änderungen verhindert oder in der geforderten Weise dokumentiert. Selbstredend darf nur diejenige der Steuererklärung zugrunde gelegt werden, die den Standards der Finanzverwaltung entspricht (Schreiben des Bundesfinanzministeriums IV A 6 – S 2177 – 1/02 vom 21.2.2002, BFH-Urteile VI R 27/05 und VI R 64/04 vom 09.11.2005 und 16.11.2005 sowie FG München vom 22.04.2008, 14 K166/07). Wenn die Fahrtenbuchdaten in andere Programme ausgelesen und dort weiterverarbeitet werden, geht die Anerkennungsfähigkeit des so erzeugten Datensatzes als Fahrtenbuch verloren. Dies ergibt sich meines Erachtens allein schon daraus, dass die so erzeugte Datei, aus der ja die Daten für die Steuererklärung abgeleitet werden sollen, nicht im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Beginn und dem Ende der jeweiligen Fahrten beschrieben wurde. Hinzu kommen weitere Probleme in dem Sinne, dass die Erfüllung der Vorgaben der Finanzverwaltung auf das verwendete Schnittstellenprogramm sowie das Bearbeitungsprogramm selbst ausgeweitet werden.
Allgemein verwendbare Software
Auch das ausgefeiltste Fahrtenbuchprogramm bewirkt rein steuerlich keine größeren Vorteile als ein simples Fahrtenbuch aus dem Schreibwarenladen.
Die kommerziellen Angebote an Fahrtenbuchsoftware verbrauchen also einen Teil der erzielbaren Steuerersparnisse durch ihre Anschaffungskosten. Deshalb wird es verführerisch bleiben, die Vorteile der EDV für selbst erstellte Fahrtenbuchformate zu nutzen, auch wegen der möglichen Arbeitserleichterungen. Die Anerkennung von Fahrtenbüchern, die mit Excel, Word oder ähnlichen Programmen selbst erstellt wurden, scheitert jedoch mit absoluter Sicherheit an der jederzeitigen Abänderbarkeit der Dateien ohne entsprechende Dokumentation.
Hierbei könnte ein Ausweg die Verknüpfung mit Zusatzprogrammen sein, um die geforderten Dokumentationsfunktionen sicherzustellen. Ob das aber letztendlich anerkannt wird, wird ohne gerichtliche Klärung nicht beantwortet werden können. Denn es scheint, als stünden die Anwender von Excel und ähnlicher Software bei der Finanzverwaltung unter Generalverdacht. Ein Blick in die endlose Reihe von Einträgen in den entsprechenden Internet-Foren zeigt eine Situation auf, die man wohl als konfrontativ bezeichnen kann.
Hans-Günther Barth
