So gehen Sie gegen steigende Kosten an

Ermitteln Sie den Verursacher: Zuerst sollten Sie feststellen, ob die steigenden Ausgaben auf höhere Verwaltungskosten oder auf steigende Fahrzeugkosten zurückzuführen sind.

Verwaltungskosten: Sind diese stark gestiegen, sollten Sie die Ursache ermitteln. Erbringen Sie mehr Leistungen oder sind die Umlagen aus dem Konzern gestiegen, sollten Sie bei Rückfragen darauf eingehen können. Liegt der Grund in der Verwaltung, sollten Sie die Prozesse in Ihrem Bereich analysieren und Abhilfe schaffen.

Anforderungen an die Fahrzeuge: Steigen die Fahrleistungen oder ändert sich die Art der Nutzung, muss der Fuhrpark an die neuen Einsatzbedingungen angepasst werden.

Betroffene Fahrzeuggruppen ermitteln: Liegt der Fehler nicht in den veränderten Anforderungen, sollten Sie zuerst einmal betroffene Fahrzeuggruppen herausfiltern.

Analyse der Kostenstruktur: Durch eine Analyse der Fahrzeugkosten finden Sie meist sehr schnell den Verursacher heraus. Nun können Sie geeignete Maßnahmen ergreifen (siehe hierzu auch die Teile zwei bis acht unserer Serie).

Kosten senken und Risiken minimieren

Sind erst einmal die Grundlagen für eine aussagekräftige Kostenrechnung und für schlanke Prozesse im Fuhrpark gelegt, gilt es, laufend die Erkenntnisse aus der Praxis zu analysieren, notwendige Veränderungen zu planen und diese dann optimal umzusetzen.

Wenn Sie feststellen, dass die Ausgaben im Fuhrpark steigen, sollten Sie prüfen, ob die Ursache dafür bei den Fahrzeugkosten und/oder den Verwaltungskosten liegt. Sind Letztere in der Vergangenheit gestiegen, sollten Sie den tatsächlichen Grund hierfür herausfinden. Nicht immer bedeuten steigende Aufwendungen aber, dass die eigene Arbeit ineffizient ist. Haben Sie in der Vergangenheit zum Beispiel neue Prozesse zur Steigerung der Sicherheit oder zur Verbesserung der Fah-rerbetreuung eingeführt, wird sich dies auch in der Kostenrechnung widerspiegeln. Erhöht sich der Betreuungsgrad in der Fuhrparkverwaltung, zum Beispiel durch die Vereinbarung von Wartungs- oder Reifenwechselterminen für die Fahrer, werden die leitenden Mitarbeiter des Unternehmens entlastet. Eine steigende Verwaltungspauschale muss also nicht zwangsläufig negativ für das Unternehmen sein.

Änderungen bei den Kosten sollten Sie aber immer nachvollziehen können. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie auf Nachfragen durch Vorgesetzte ausreichend vorbereitet sind. Liegen die Kostensteigerungen vielleicht doch bei Ihnen und Sie können die Ursache nur schwer erklären, sollten Sie Ihre Prozesse überarbeiten. Meist lässt sich der gestiegene Aufwand durch eine verbesserte Ablauforganisation sehr schnell wieder korrigieren.

Die häufigsten Gründe der Kostenexplosion

Die häufigsten Ursachen für stark ansteigende Ausgaben sind vielmehr veränderte Einsatzbedingungen der Fahrzeuge oder ein explosionsartiger Anstieg einzelner Kostenarten. Das erste Kriterium bei der Fehlersuche sollte immer die Nutzung der Flotte sein. In der Vergangenheit ist es schon häufig vorgekommen, dass bei steigenden Kosten der Hersteller, der Zulieferer oder die Werkstatt verantwortlich gemacht wurden. In Wirklichkeit hat sich dann aber später herausgestellt, dass auch bei einem Wechsel der Marke oder der Werkstatt keine Verbesserung möglich war. Hier empfiehlt es sich, die strategische Ausrichtung der Flotte zu überprüfen. Entsprechen die gewählten Fahrzeuge dem Einsatzzweck? Ist die Haltedauer entsprechend der Fahrleistung optimiert und/oder passen die Fahrzeugkriterien – bei einem Modellwechsel – noch zu den Anforderungen der Nutzer? Haben die Anforderungen an die Vertriebsmitarbeiter in Ihrem Unternehmen die Grenze des Zumutbaren überschritten?

Steigen die Fahrleistungen rapide an, werden Sie mit sprunghaft steigenden Spritkosten oder mit vermehrten Aufwendungen aufgrund von Unfällen oder hohem Wertverlust rechnen müssen. Eine stärkere Kontrolle der Mitarbeiter ist meist kein adäquates Mittel zur Senkung der Kosten. Sie sollten lieber Ihre Flotte umgehend an die geänderten Bedingungen anpassen. Dies könnten Sie zum Beispiel durch eine andere Motorisierung, zusätzliche Sicherheitsausstattungen oder eine Veränderung der Nutzungsbedingungen erreichen. Eine Verkürzung der Haltedauer, die Wahl von Modellen mit höherer Wertbeständigkeit oder der standardisierte Einbau von Sonderausstattungen wie Einparkhilfen können ebenfalls weiterhelfen.

Sind die steigenden Kosten nicht auf veränderte Einsatzbedingungen zurückzuführen, sollten Sie die einzelnen Teilfuhrparks genauer betrachten. Zuerst sollten Sie feststellen, welcher Bereich und wie viele Fahrzeuge betroffen sind. Können Sie die Verursacher erst genauer definieren, gilt es, die betroffenen Kostenarten herauszufinden. Meist zeigt sich durch Analyse einiger Fahrzeuge sehr schnell, ob die Kosten durch mangelnde Kontrolle, wegen fehlender Aufmerksamkeit der Fahrer oder durch schlechtere Konditionen Ihrer Lieferanten steigen. Einige Beispiele, die zu deutlichen Kostensenkungen führen können, haben wir in den Teilen zwei bis acht dieser Serie bereits dargestellt.

Vorausschauend planen

Auch die vorausschauende Planung und ein aktives Kostenmanagement in der Flotte werden immer wichtiger. Bereits zum Zeitpunkt der Budgeterstellung sollten Sie sich Gedanken über mögliche Einsparpotenziale im folgenden Jahr machen. Um nicht mit einer Vielzahl – zum Teil unnützer –Maßnahmen zu agieren, sollten dabei die wichtigsten Kennzahlen in der eigenen Flotte betrachtet werden. Beim Vergleich der einzelnen Kennzahlen mit Herstellerangaben, Informationen aus der Presse oder Gesprächen mit Kollegen werden mögliche Einsparpotenziale erkennbar. So sollten jedem Fuhrparkverwalter die Gesamtausgaben, die Durchschnittskosten, der Benzinverbrauch, unfallbedingte Aufwendungen und die Aufteilung zwischen variablen und fixen Fahrzeugkosten bekannt sein. Aus diesen Informationen lassen sich dann sinnvolle Maßnahmen für die Zukunft ableiten. Eine weitere Möglichkeit, um Handlungsbedarf zu erkennen, ist eine ausführliche Kostenartenrechnung. Hier sollten Sie im Jahresverlauf die einzelnen Kostenarten beobachten und ein Controlling je Fahrzeug, je Modell und über gleichartige Pkw aufbauen. Bei einigen Kostenarten wird sich dann schnell herausstellen, dass hier nur schwer Einsparungen zu erreichen sind. Haben Sie zum Beispiel keinen überdurchschnittlichen Reifenverschleiß in der Flotte, ergeben sich Einsparpotenziale meist nur im Einkauf oder in den mit dem Reifenersatz verbundenen Prozessen. Ob hier noch etwas herauszuholen ist, kann meist nur ein Vergleich mit den Kosten anderer Fuhrparks, eine Betrachtung alternativer Vorgehensweisen oder eine Ausschreibung der Reifen ergeben. Ähnlich verhält es sich auch bei den Steuern oder bei sonstigen Aufwendungen. Deutliche Einsparungen lassen sich hier meist nur durch drastische Einschnitte bei den Fahrern oder durch eine neue Car Policy erzielen.

Regelmäßiger Kontakt zu Lieferanten

Allerdings gibt es auch einige Maßnahmen, die bei den meisten Flotten zu Einsparpotenzialen führen. Ein wichtiger Ansatz ist das regelmäßige Gespräch mit den einzelnen Lieferanten. Dabei muss es sich nicht unbedingt immer gleich um die Ausschreibung des gesamten Einkaufsvolumens handeln. Oft genügt es schon, nach zusätzlichen Dienstleistungen und eventuellen Sonderaktionen zu fragen, um bessere Konditionen zu erzielen. Allerdings sollten Sie sich hier im Vorfeld informieren, welche Konditionen erreichbar sind, und dann gezielte Forderungen stellen.

Ebenfalls wichtig ist die genaue Planung und Überwachung der Nutzung. Eine rechtzeitige Anpassung von Leasingverträgen, die optimale Auslastung eines Poolfuhrparks und ein eventuelles "Zurechtstutzen" der Dienstwagenrichtlinie sollte in jedem Fuhrpark ein Muss sein. Hierfür sollten Sie nach Möglichkeit mit den Fahrzeugnutzern in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten. So können Sie bereits im Vorfeld Ihre Flotte optimal ausrichten.

Eine weitere wichtige Maßnahme ist auch, die Unfallkosten zu betrachten und zu minimieren. Dabei sollten Sie immer bedenken, dass jeder Unfall nicht nur finanziellen Aufwand für die Reparatur verursacht, sondern auch Ausfallkosten der Fahrzeuge und eventuell das Fehlen eines schwer zu ersetzenden Mitarbeiters zur Folge haben kann. Die Sorgfaltspflicht für Ihren Mitarbeiter und die Vermeidung schwerer Unfälle mit eventuellen Personenschäden sollten deshalb absoluten Vorrang in der Flotte haben. Statten Sie Ihre Fahrzeuge aus diesem Grund immer mit allen sicherheitsrelevanten Sonderausstattungen aus. Darüber hinaus sollten Sie die Ursachen, die Schwere und Möglichkeiten zur Vermeidung der Unfälle im Auge behalten. Nimmt zum Beispiel die Belastung der Mitarbeiter im Vertrieb ständig zu, sollten Sie rechtzeitig intervenieren. Bei Vielfahrern kann auch ein regelmäßiges Fahrertraining weiterhelfen. Stellen Sie in Ihrem Fuhrpark Häufungen bestimmter Unfallursachen fest, sollten Sie Ihre Fahrer auf diesen Sachverhalt hinweisen. Vielleicht können Sie einige Ursachen ja auch ganz einfach durch Information der Fahrer abstellen.

Eine weitere Option, um gegen steigende Fahrzeugkosten anzukämpfen, sind ökonomische Fahrtrainings. Innerhalb eines halben Tages lernt der Fahrer durch eine vorausschauende Fahrweise, optimierte Schaltvorgänge und kleinere Verhaltensänderungen, bis zu 30 Prozent Sprit einzusparen. Auch wenn nicht jeder Fahrer auf Anhieb seine Fahrweise anpasst, in Kombination mit einem Sicherheitstraining macht sich eine Veranstaltung meist schnell bezahlt.

RED

Vorbeugende Maßnahmen

Aktives Kostenmanagement: Bereits bei der Budgeterstellung sollten Sie sich Gedanken über Einsparpotenziale machen. Voraussetzung hierfür ist die Kenntnis der wichtigen Kennzahlen im Fuhrpark.

Sinnvolle Maßnahmen für den eigenen Fuhrpark: Welche Maßnahmen in Ihrem Fuhrpark wirklich zum Erfolg, also zur nachhaltigen Kostensenkung führen, kann in der Regel nur durch eine genaue Analyse der Ausgaben bestimmt werden.

Maßnahmen für die meisten Fuhrparks: Unabhängig von den Fahrzeugen und deren Einsatz sollten Sie regelmäßig mit Ihren Anbietern sprechen, nach Sonderkonditionen fragen und den Fuhrpark an die aktuellen Belange anpassen. Wichtig ist hier auch die Kommunikation mit den einzelnen Nutzern.

Unfallkosten im Blick behalten: Vorrang hat die Sorgfaltspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern. Vermeiden Sie deshalb schwere Unfälle, soweit dies möglich ist, und bestücken Sie Ihre Fahrzeuge mit allen sinnvollen Sicherheitsausstattungen. Darüber hinaus kann auch ein regelmäßiges Fahrertraining die Anzahl der Unfälle und deren Schwere reduzieren.