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Entscheidungshilfen

Daten fallen im Fuhrpark zwangsläufig an. Aus diesen dann Schlüsse für das eigene Handeln zu ziehen, ist die Aufgabe der Fuhrparksoftware. Wir bieten einen kleinen Überblick über das breite Spektrum.


Datum:
01.06.2018
Autor:
rs
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_ Bevor es einfach wird, wird es zunächst kompliziert. Zwar werben die Anbieter von Fuhrparksoftware damit, dass ihre Lösung "easy to use" also leicht zu bedienen sei, aber das hängt vor allem von zwei Dingen ab. Zum einen stellt sich die Frage, wo der Helfer für den Fuhrparkbetreiber installiert werden soll. Klassisch als lokale Software oder als Software-as-a-Service (SaaS) in der Datencloud. Dann reicht ein internetfähiger PC.

Die zweite Frage wiegt fast schwerer: Welchen Nutzen möchte ich als Fuhrparkbetreiber aus dem Programm ziehen? Reicht es mir, Tankdaten und Kilometerstände einfach übersichtlich und vollständig digital parat zu haben oder will ich aktiv meine Flottenfahrzeuge samt Neu- und Abgängen managen. Dieses Maß muss der Fuhrparkleiter selbst bestimmen, sich reinfuchsen und dann die bisweilen sehr detaillierten Darstellungs- und Managementfunktionen auch nutzen. Genug Auswahl findet der Flottenleiter allemal. Die hier ausgewählten zwölf Anbieter (Carano ist mit zwei Lösungen in der Tabelle S. 22 vertreten) bilden nur einen Querschnitt in einem Markt, der vor allem von Telematikanbietern wie Verizon Connect oder Ctrack flankiert wird. Teilweise sind diese Player bereits seit den 1990er Jahren auf dem Markt, andere wie die Neugründung von CCUnirent namens Choice erst recht kurz im Feld vertreten.

Unabhängig davon, wie lange man schon die Spezialitäten des Flottenmarktes bedient, an einem Stichtag kamen auch die Datenprofis nicht vorbei: dem 25. Mai dieses Jahres, als die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auch national griff. So stellen sich sehr praktische Fragen: Welche Daten werden anonymisiert und dienen nur der Gesamtstatistik? Welche bleiben personenbezogen? Wer hat Zugriff auf diese Daten und wie kann ich unterschiedliche Zugriffsrechte verteilen, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen?

Schnittstellen

Antworten darauf haben wir - wie übrigens auch Hinweise zur Installation, zur Einweisung und zur Art der erfassten Daten - in Kurzporträts der zwölf Softwareanbieter zusammengefasst.

Der Schmierstoff sind die Daten, doch wo werden diese (am besten) automatisch erfasst und ins System gebracht? Das Thema Schnittstellen gehört selbstverständlich in jedes Lastenheft, mit dem man als Flottenbetreiber seinen künftigen Partner sucht.

Der Klassiker sind die Schnittstellen zu den Tankkartenanbietern. Bei jedem Tanken werden automatisch die ins Terminal eingetippten Kilometerstände übermittelt und in der Regel auch auf Plausibilität hin überprüft. Weitere Datensammler können, wie im Fall von Vimcar, Dongle-Lösungen sein. Einfach in die OBD-II-Schnittstelle gesteckt, installiert sich eine Software, die Standort- und Fahrdaten ermittelt und mit Hilfe der verbauten SIM-Karte an den Server schickt. Das dient vor allem dem elektronischen Fahrtenbuch - für die umfassende Flottensteuerung kommen dann auch Telematikdienste in Frage, beispielhaft ist hier einer der nationalen großen Player Tom Tom Telematics aufgeführt.

Wandel

Dass nicht immer eine strikte Linie zwischen den Produktgruppen gezogen werden kann, zeigt das Beispiel Community4you. Die Chemnitzer starteten 2010 mit der Fuhrparksoftware (comm.fleet) und dem Leasingmanagement (comm.lease). 2014 folgte Fahrzeugbeschaffungssoftware (comm.cars) und 2015 das mobile Fuhrparkund Leasingportal (comm.mobile).

- AvriosInstallationDa Avrios eine Cloudlösung ist, besteht kein Installationsaufwand. Onboarding-Manager helfen bei der Integration von Bestandsdaten.Einweisung in die SoftwareAvrios ist auf eine intuitive Bedienbarkeit ausgelegt. Das Kundenerfolgsteam schult Benutzer per Telefon und Screen-Share. Zur effektiveren Schulung wird ein individueller Plan vereinbart, um Module schrittweise und mit Rücksicht auf die internen Bedürfnisse einzuführen und jeweils auch gleich zu schulen. Vor-Ort-Schulungen sind kaum nötig, jedoch möglich.Erfasste DatenTermine, Aufgaben, Kilometerstände, Fahrzeugakten, Tankkarten und Tankdaten, Schäden, poolfahrzeugbezogene Daten, Rechnungen (vollautomatische Erfassung), Kostenarten und Kostenstellen, VertragsdatenDatenspeicherungDer Daten-Server befindet sich in Deutschland. Das Rechenzentrum ist zertifiziert nach ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018. Die Datenverschlüsselungs- und Datensicherheitsstandards entsprechen dem einer Bank.DatenschutzDatenschutz ist eine Grundlage unserer Arbeit. Dies zeigt sich auch darin, dass wir führende Banken und Körperschaften des öffentlichen Rechts zu unseren Kunden zählen und deren Datenschutzbeauftragte uns empfehlen.- CaranoInstallationFleet+: Unter Anleitung, je nach IT-InfrastrukturCloud: Man kann sich einfach online selbst registrieren, bei Fragen gibt es eine Hotline, einen Chat und ein Helpcenter. Darüber hinaus ist keine Installation notwendig.Einweisung in die SoftwareFleet+: Neben einer Screen-Share-Präsentation wird immer ein Schulungstag vor Ort durchgeführt.Cloud: Die Software ist "easy to use" sollte also weitestgehend ohne Hilfestellung gestartet werden können. Im Helpcenter werden die ersten Schritte erklärt, ansonsten stehen wir mit Chat und Hotline für Fragen bereit. Zusätzlich gibt es Onlineschulungen und der Anwender wird bei der Ersteinrichtung begleitet.Erfasste DatenFleet+: Stammdaten von Fahrzeugen, Fahrern, Geschäftspartnern, Bewegungsdaten wie Leasing- und Mietverträge, Führerscheinprüfungen und alle Fahrzeugkosten, verteilt über den Lebenszyklus, von der Beschaffung bis zur Aussonderung, z.B. Kraftstoffkosten, KilometerständeCloud: Fahrzeug- und Nutzerdaten, Kilometerstände, Eingangsrechnungen, Schäden, Termine, Verträge, Geschäftspartner, Buchungsdetails, Fahrtdaten, Car-Sharing-StationenDatenspeicherungFleet+: Lokal beim Nutzer oder auf dem jeweiligen Server, den der Kunde nutzt.Cloud: Alle Daten werden auf Servern in Frankfurt gespeichert.DatenschutzFleet+: Nutzer- und zugehörige Fahrzeugnutz- und Schadendaten werden personalisiert, jedoch nur in dem Rahmen, wie es für die Bearbeitung sinnvoll und ausreichend ist. Auf Kundenwunsch konfigurierbar.Cloud: Jeder Nutzer erhält einen personalisierten Login. Vor- und Nachname können anonymisiert sein. Lediglich vom Administrator-Account müssen die Namensangaben stimmen, da diese zur Abrechnung unsererseits benötigt werden.- ChoiceInstallationDie Software ist cloudbasiert und benötigt deshalb keine lokale Installation. Choice-Servicemitarbeiter sind bei der Erst-Implementierung behilflich. Es werden Software-Schulungen angeboten.Einweisung in die SoftwareJe nach Kundenwunsch Vor-Ort-Betreuung, Video-Tutorials, PDF-Anleitungen oder SchulungenErfasste DatenKilometerstände, Fahrerdaten, Fahrzeugdaten, Lieferantendaten, Füllstände, Tankkarten-, Strafzettel-, Maut- und Reifenverwaltung, Fahrzeugstatistiken, Auslastungsanalyse, Terminplanungssysteme, Fahrzeugbelegungsplanung etc.DatenspeicherungDie Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.DatenschutzAlle Daten werden entsprechend der DSGVO rechtssicher behandelt.- Community4youInstallationFür den Produktivbetrieb der Software bietet das Unternehmen mehrere Betriebsmodelle an: Der Kunde kann die Software in seiner eigenen Systemlandschaft betreiben oder bei Community4you als Hostinglösung (SaaS) bestellen. Auch ein Mischbetrieb (Hybrid-Cloud) wird unterstützt. Darüber hinaus kann der Kunde individuelle Anpassungen, wie Eingabemasken, Datenfelder, Berechtigungskonzepte, Anzeigelayouts etc., selbst frei definieren.Einweisung in die SoftwareDas Unternehmen unterstützt verschiedene Schulungsformate, die im Zuge der Projekteinführung mit dem Kunden abgesprochen und spezifiziert werden. Neben Vor-Ort- auch Online-Schulungen, Videokonferenzen und flexible Konzepte, zum Beispiel auf der Grundlage von Key-Usern und Multiplikatoren.Erfasste DatenHier wird ein offener Ansatz verfolgt. Alle für das Fuhrparkmanagement relevanten Daten können erfasst und verwaltet werden. Letztendlich obliegt die Entscheidung dann beim Kunden selbst. Basierend auf den eigenen Geschäftsprozessen kann er entscheiden, wie er diese abbilden möchte.DatenspeicherungDie Art der Datenspeicherung hängt maßgeblich vom durch den Kunden gewählten Betriebsmodell ab. Bei Eigeninstallationen liegen die Daten in der Systemlandschaft des Kunden und damit in dessen Verantwortung. Entscheidet sich der Kunde für eine Cloudinstallation, werden dessen Daten datenschutzkonform in der Infrastruktur von mit Community4you kooperierenden europäischen Hosting-Providern gespeichert.DatenschutzDies wird im Zuge der Projekteinführung mit jedem Kunden individuell besprochen und hängt im Wesentlichen vom Bedarf nach Auswertungen ab.- Fleet ExpertInstallationInstallation durch den AdministratorEinweisung in die SoftwareDie Software ist selbsterklärend und ohne Schulung nutzbar. Optional sind Vor-Ort-Schulung oder Teamviewer-Sitzung.Erfasste DatenFahrzeug, Fahrer, Kilometerstand, Reifen, Reparaturen, Belege, Tankdaten, Schadensakten, Versicherungen, Tankkarten, Bußgelder, Poolfahrzeugverwaltung und -disposition, Führerschein, TermineDatenspeicherungDie Daten befinden sich immer beim Kunden.DatenschutzDer Kunde bestimmt, welche Daten gespeichert werden. Da die Daten sich in keiner Cloud befinden, werden nur die Passwörter verschlüsselt.- FleetsterInstallationNach einer Web-Demo mit Fleetster - vom Fuhrparkleiter selbst.Einweisung in die SoftwareEs gibt Onlineschulung und auf Anfrage auch Schulungen vor Ort.Erfasste DatenKilometerstand, Tankfüllstand, Belege, Service- Termine, Kostenstellen, FührerscheinDatenspeicherungDie Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland (Frankfurt/Main).DatenschutzDie Standortinformationen werden anonymisiert. Die Nutzer müssen lediglich ihren Namen, eine Geschäfts-E-Mail-Adresse und ein Passwort (durchgehend verschlüsselt) angeben. Diese sind sichtbar.- InnuceInstallationInstallation ist nicht notwendig. Benötigt wird ein gängiger Internetbrowser.Einweisung in die SoftwareDurch eine persönliche Schulung vor OrtErfasste DatenNach Bedarf, z.B. führerscheinrelevante DatenDatenspeicherungAuf Servern in DeutschlandDatenschutzNach Bedarf- K-Soft IT-CenterInstallationVom Fuhrpark unter AnleitungEinweisung in die SoftwareOptional als OnlineschulungErfasste DatenKauf, Leasing, Anbauten, Wartung, Kosten, Termine, Strafen, Poolfahrzeug, FührerscheinprüfungDatenspeicherungMicrosoft SQL-Server, interne Server beim KundenDatenschutzZ. B. Führerscheinkontrolle mit Fleet Innovation- Site OSInstallationBetrieb im Rechenzentrum durch den Anbieter, Betrieb im Fuhrpark durch Fuhrpark bzw. ITEinweisung in die SoftwareVor-Ort-Einweisung, Online-Einweisung, SupportErfasste DatenFahrzeugdaten, Vertragsdaten, Verbrauchsdaten, Organisationsdaten, Rechnungsdaten, Schadendaten, Ortungsdaten etc.DatenspeicherungAuf Servern in Deutschland oder vor Ort bei KundenDatenschutzJe nach Anforderung der Kundenfuhrparks können Daten anonymisiert und personalisiert werden.- Tom Tom TelematicsInstallationDa Webfleet eine webbasierte Anwendung ist, müssen Unternehmen keine Software installieren und benötigen keine zusätzlichen IT-Ressourcen.Einweisung in die SoftwareDie Schulung erfolgt für Kunden durch den ihn betreuenden Tom-Tom-Vertriebspartner, entweder vor Ort oder online.Erfasste DatenTom Tom Telematics befasst sich seit der Vorlage der ersten Entwürfe im Jahr 2012 mit den Auswirkungen der Datenschutzgrundverordnung. Es gelten folgende Leitsätze: Der Kunde hat die volle Kontrolle. Interessen anderer Akteure werden respektiert. Dem Einsatzzweck angemessene Daten. Was Sie nicht begründen können, sollten Sie unterlassen. Missbrauch erkennen und verhindern. Die Möglichkeiten reichen von einfacher Arbeitszeiterfassung über Navigation/Positions- und Spurdaten, Leistungsbelege, Tankfüllstände, Odometerdaten, Motorleistungsdaten und Fehlercodes, Fahrstildaten, Lenk- und Ruhezeiten bis hin zu Daten zur Disposition und Auftragsverwaltung.DatenspeicherungUmsetzung des Information-Security-Management-Systems mit Prozessen für das Risikomanagement. Dadurch wird die Sicherheit von Informationsbeständen zur Unterstützung der Geschäftsziele und Qualitätssicherungs- und IT-Dienste sowie der Architektur der Tom-Tom-Telematics-Service-Plattform und das Programm zur fortlaufenden Geschäfts- und Informationssicherheit in den Technology-Headquarters und an den sicheren Rechenzentrumsstandorten in Deutschland gewährleistet.DatenschutzDer Eigentümer des Vertrags entscheidet, für welche Zwecke die Informationen später genutzt werden dürfen, wer Zugriff hat und wie lange die Informationen aufbewahrt werden. Tom Tom verwendet die Google Analytics Premium-Software, um Informationen über die Nutzung der Software, von Webseiten und von Anwendungen zu sammeln. Diese gesammelten Nutzungsinformationen enthalten keine Standortinformationen oder von Ihnen eingegebene oder hochgeladene Informationen. Zwischen Tom Tom und Google besteht ein Vertrag, der die Nutzung Ihrer Informationen nur durch Tom Tom und nicht durch Google für jegliche andere Zwecke, zum Beispiel für Werbezwecke, einschränkt.- VispironInstallationExternes Hosting (SaaS - Software as a Service)Einweisung in die SoftwareAlle Formen (Online, vor Ort) sind buchbar.Erfasste DatenFahrtdaten (Kilometerstände, Fahrer, Telemetrie, Zeitangaben etc.), Fahrzeugdaten (Tankfüllstände, Leasing, Schäden etc.), Fahrerdaten (Vor-, Nachname, E-Mail etc.), Verrechnungsdaten (nach den Kostenstellen, Abteilungen, Standorten etc.)DatenspeicherungRechenzentrum Global Access Deutschland (München)DatenschutzAbhängig vom Verwendungszweck und der Auftragsdatenverarbeitungsvorgabe- VimcarInstallationDie Installation des OBD-Steckers kann vom Fuhrparkverantworlichen selbst vorgenommen werden. Die Software muss nicht gesondert installiert werden. Auf das Vimcar-Fahrtenbuch kann als Webversion und als iOS- oder Android-App zugegriffen werden. Vimcar Fleet ist browserbasiert.Einweisung in die SoftwareDie Einweisung in die Software erfolgt im Rahmen eines telefonischen On-Boardings, inklusive Bildschirmübertragung. Je nach Flottengröße ist ein Vor-Ort-Termin möglich.Erfasste DatenEs werden automatisiert sämtliche Fahrstrecken mit dem Firmenwagen aufgezeichnet. Dies wird beispielsweise für das Fahrtenbuch oder auch die Routendokumentation genutzt. Zusätzlich werden die Kilometerstände erfasst.DatenspeicherungDie Speicherung der Daten erfolgt auf Servern in Frankfurt/Main. Die Software unterliegt somit deutschen Datenschutzgesetzen. Personenbezogene Daten werden mit strengster Vertraulichkeit behandelt. Es wird mit externen Datenschutzbeauftragten zusammengearbeitet.DatenschutzEs besteht die Möglichkeit, die Daten von Privatfahrten für andere Nutzer zu anonymisieren und auszublenden.

Tabelle: Der Kunde bestimmt den Aufwand. In der Regel reicht es den Fuhrparks, externe Datenquellen, wie die Tankabrechnung samt Kilometerstand, zusammenzuführen, um einen Überblick über die Flotte zu bekommen. Wer das elektronische Fahrtenbuch integrieren möchte, findet ebenso Anwendungen wie auch Großflotten. Wer Ortungsdaten, beispielsweise für die Arbeitszeiterfassung seiner Funktionsflotte, mit aufnehmen möchte, sollte einen Telematikanbieter wählen (Umfrage: April/Mai 2018)

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Autoflotte ist die monatlich erscheinende Fachzeitschrift für den Flottenmarkt im deutschsprachigen Raum. Zielgruppe in diesem wachsenden Markt sind die Fuhrpark-Entscheider in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen mit mehr als zehn PKW/Kombi und/oder Transportern. Vorstände, Geschäftsführer, Führungskräfte und weitere Entscheider greifen auf Autoflotte zurück, um Kostensenkungspotenziale auszumachen, intelligente Problemlösungen kennen zu lernen und sich über technische und nichttechnische Innovationen zu informieren.