Fuhrparkleiter: Aufgaben, Verpflichtungen und Gehalt des Flottenmanagers

Pkw- und Nutzfahrzeugflotten leisten einen wichtigen Beitrag zur Aufrechterhaltung der Mobilität in Deutschland. Umso wichtiger ist es, dass Millionen Fahrzeuge in Flotten und Fuhrparks seriös gemanagt werden: Der Fuhrpark gehört zu einem der größten Kostenfaktoren eines Unternehmens. Wie hoch sind die TCO – die "Total Costs of Ownership"? Wie hoch wird der Treibstoffverbrauch der Flotte sein? Wie lange sollten Fahrzeuge geleast werden? Wofür bin ich als Fuhrparkleiter verantwortlich? Autoflotte verrät Ihnen, was genau als Fuhrparkleiter zu tun ist, welche Aufgaben und Verantwortung Sie haben und wieviel Sie verdienen.

Fuhrparkleiter: die Aufgaben

Primäre Aufgabe eines Fuhrparkleiters ist es den Fuhrpark nachhaltig und Kosten optimiert zu managen. Zudem muss er sich in den folgenden Themengebieten auskennen und über die notwendigen Kenntnisse verfügen: betriebswirtschaftliche Kenntnisse, rechtliche Kenntnisse, psychologische Kenntnisse und technische Kenntnisse. Nur wenige Themen eines Unternehmens werden so emotional betrachtet wie der „Dienstwagen“. Leider gibt es bis jetzt keinen Ausbildungsberuf eines Fuhrparkmitarbeiters.

Die Administration, Organisation und Führung eines Fuhrparks sollte die Zielsetzung haben, Fahrzeuge dauerhaft, wirtschaftlich, kosten- und prozessoptimiert zu steuern, um dadurch die Mobilitätsansprüche der eigenen Unternehmensleitlinien zu gewährleisten.

1. Management der spezifischen Prozesse

• Soll/Ist Abgleich Planung
• Prozessmanagement TQM

2. Regelmäßige Abstimmung mit den Kostenträgern

• Abstimmung
• Info über Besonderheiten
• Abstimmung Auswertung mit Kostenträgern

3. Fahrzeugbestandsmanagement

• Abwicklung Revolving
• Aktenlage
• Fahrzeugbestellung und Logistik
• Auslösung der Fahrzeugbezahlung (Kauf-KFZ)
• Beendigungsgeschäft (vorzeitige und geplante Beendigung von Verträgen)
• Aufbereitung und Auswertung

4. Unterstützung der Nutzer

• Erstellung Erstangebot
• Prozessmanagement nach TQM

5. Management Angebotswesen

• Pflege/Abstimmung Kalkulationsgrundlagen
• Steuerung der Angebotserstellung

6. Relationship-Management

• Permanente Kontakte zu Ansprechpartnern bei externen Dienstleistern
• Permanente Kontakte zu Nutzern (Management und Nutzer)

Nutzerberatung bei KFZ-Wahl, Bestellung und Rückgabe

• Beratung bei Fahrzeugwahl
• Kalkulation von Angeboten

Fuhrparkleiter: die Position im Unternehmen

Dementsprechend sollte das Fuhrparkmanagement der Unternehmensführung direkt untergeordnet werden, da es in weiteren Bereichen die Reine Fuhrparkverwaltung übersteigt. Der Fuhrparkleiter kann als Schnittstelle zwischen der unternehmensinternen Seite Geschäftsführung, Controlling und Finanzen, Einkauf, Personal, Betriebsrat und Arbeitssicherheit und der externen Seite Automobilhersteller, KFZ-Händler, Reifenhändler, Versicherungen, Leasinggesellschaften und Fuhrparkmanagementgesellschaften gesehen werden.

Der Fuhrparkleiter hat die Aufgabe, gemeinsam mit dem Kostenstellen verantwortlichen Leiter für eine dauerhafte Prozess- und Kostenoptimierung zu sorgen. Zudem obliegt dem Fuhrparkleiter die prozessoptimierte Einbindung externer Dienstleister im Fuhrpark. Weiterhin ist es seine Aufgabe, im Verantwortungsbereich den Fuhrpark zu managen.

Die Übernahme der Bestandsplanung des jeweiligen Planungsjahres auf Basis von Kennzahlen für Fahrzeugbestand, Revolving und Dienstleistungsanteil der eingesetzten externen Dienstleister gehört ebenfalls zu seinen Aufgaben. Ganz egal, welche Fahrzeuge Sie einsetzen und wie groß Ihre Flotte ist, Sie sollten bemüht sein, Gefahren im Straßenverkehr zu minimieren und einen wirtschaftlichen Schaden zu vermeiden. Einen komplett sicheren Fuhrpark gibt es dennoch nicht.

Fuhrparkleiter: die rechtlichen Hintergründe

Weitere Aufgabe des Fuhrparkleiters ist das Vertragsmanagement, hierzu zählt die Vertragsdokumentation und die Pflege der Vertragsdaten. Zudem ist die Reklamationsbearbeitung ein wichtiger Bestandteil. Hier gilt es die Reklamationen aufzunehmen, zu analysieren und die Maßnahmen abzustimmen. Auch die Arbeitssicherheit spielt eine wichtige Rolle. Dafür gilt es folgendes zu beachten: Die Durchführung von FS-Kontrollen, die Veranlassung von DGUV Vorschrift 70 – Prüfungen § 56, 57, die Durchführung aller Aufgaben zur Arbeitssicherheit der KFZ, die Fahrerunter- & Einweisungen nach ArSchG, DGUV, UVV etc., die kontinuierliche Fahrerfortbildung (z.B. Eco-Training) und das Bußgeldmanagement.

Das Schadenmanagement darf nicht außer Acht gelassen werden. Hierfür müssen Schadenmeldungen gemeinsam mit dem Verursacher erstellt werden, für Gutachten beispielsweise den TÜB einschalten, die Beauftragung der Werkstätten und die Abwicklung mit den Versicherern.

Fuhrparkleiter: Pflichten, Verantwortung, Befugnisse

1. Spezielle Verpflichtungen

• Zeitnahe Bearbeitung und Beantwortung der kompletten Korrespondenz
• Pflege und Aktualisierung der spezifischen Kalkulationsparameter
• Information aller am Prozess beteiligter Mitarbeiter
• Ganzheitliche Dokumentation der Managementleistungen
• Bitte beachten: Im Vertretungsfall sind sowohl der Inhalt der Vertretungsaufgaben als auch der Name des Vertreters zu dokumentieren

2. Verantwortungsbereich und Entscheidungsbefugnisse

• Qualität der Prozesse
• Entwicklung der Kosten
• Informationsaustausch mit allen beteiligten Abteilungen
• Auswahl von Lieferanten zusammen mit dem Einkauf
• Abschluss von Rahmen- und Einzelverträgen zusammen mit dem Einkauf
• Teilverantwortung für Prozesskosten der betroffenen Abteilungen

3. Vollmachten und Kompetenzen

• Offizielle Vollmachten
• in Verantwortung nach HGB § 57 (Unterschriftenregelung)

Die Kommunikation und Zusammenarbeit des Fuhrparkleiters ist das A und O für einen erfolgreichen Fuhrpark, denn alle aktiven und passiven Mitwirkenden müssen miteinbezogen und regelmäßig geupdatet werden. Dazu zählen die folgenden Stellen:

1. Kommunikationsbeziehung mit internen Stellen

• Nutzer, Einkauf, Finanzen und Controlling, Personal etc.

2. Kommunikationsbeziehung mit externen Stellen

• Definierte Ansprechpartner (Nutzer, Entscheider, Lieferhändler, Service Provider etc.)

3. Erstellung Berichtswesen

• Turnusgemäße Reporting
• Intern inkl. konsolidierter Fassung über alle in der Betreuung befindlichen Fahrzeuge
• Für Geschäftsführung – Vorstand – Management
• Erhalt von regelmäßigen Berichten
• Kostenstellenentwicklung, Veränderung von Nutzerdaten (Anschriften etc.)

Sie sollten zu jeder Zeit bemüht sein, Fehlerquellen so gut es nur eben geht auszuschließen und auf die Fahrzeuge Ihres Unternehmens zu achten. Bevor Sie sich jedoch Gedanken über Ihre Flotte und Aufgaben machen, sollten Sie sich folgendes vor Augen halten und akzeptieren. Verantwortlich für die Fahrzeuge in Ihrem Unternehmen ist immer auch der Halter, der diese in den Verkehr bringt. Der Gesetzgeber wird sich bei Unfällen und Schäden, die auf einen technischen Mangel hinweisen, immer die Frage nach der Vermeidbarkeit stellen. U.a. kann bei Ihnen als Fuhrparkverantwortlicher Regress genommen werden. 

Fuhrparkleiter: das Gehalt

Basierend auf 1468 Gehaltsangaben der Plattform Kununu beträgt das Jahresgehalt als Flottenmanager in Deutschland durchschnittlich 38.400 Euro. Das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Faktoren wie Erfahrung, Alter und Branche und kann dementsprechend zwischen 21.800 € und 64.300 € liegen.

Wenn Sie als Fuhrparkleiter/in arbeiten, verdienen Sie laut der Job-Plattform stepstone.de voraussichtlich mindestens 38.400 € und im besten Fall 53.400 €. Das Durchschnittsgehalt befindet sich bei 45.000 €. Wer einen Job als Fuhrparkleiter/in sucht, findet eine hohe Anzahl an Jobangeboten in den Städten Berlin, München, Hamburg.