Die rechtliche Basis ist eindeutig: Der Arbeitgeber stellt die Flottenfahrzeuge und ist damit auch für deren sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb verantwortlich. Das wiederum schließt mit ein, dass die Mitarbeiter im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Ob das der Fall ist, muss man als Fuhrparkleiter regelmäßig prüfen. Vernachlässigt man diese Pflicht, hat das rechtliche Konsequenzen. Im §21 der Straßenverkehrsordnung heißt es dazu:
- "Erlaubt ein Fahrzeughalter einer Person das Führen seines Fahrzeugs, obwohl dieser die erforderliche Fahrerlaubnis nicht besitzt, muss er (der Halter) mit einer Freiheits- oder Geldstrafe rechnen."
Wie hoch diese Strafe ausfällt, variiert je nach Schwere des Verstoßes. Fest steht: Handeln Unternehmen vorsätzlich oder fahrlässig gegen die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle im Fuhrpark, drohen strafrechtliche Konsequenzen, beispielsweise in Form einer Geldstrafe.
Teuer wird es auch im Falle eines Unfalls. Der Grund: Beim Fahren ohne Fahrerlaubnis erlischt der Versicherungsschutz. Folglich kann das Unternehmen des Unfallverursachers für die entstandenen Schäden haftbar gemacht werden. Umgekehrt kann beim Fahren ohne Führerschein auch der Arbeitgeber belangt werden. Der Grund: Die Anordnung von Fahrten stellt eine Straftat dar, wenn der vorgesehene Fahrer keine Fahrerlaubnis besitzt. Die Führerscheinkontrolle ist also keine Gängelung der Mitarbeiter, sondern sichert Geschäftsführer und Fuhrparkleiter rechtssicher ab.
Abgesichert ist allerdings nur, wer rechtssicher und lückenlos eine Führerscheinkontrolle nachweisen kann. Um einer Klage zu entgehen, muss das Unternehmen also nachweisen, dass regelmäßige Führerscheinkontrollen stattfinden – und entsprechend dokumentieren.
Händische Listen sind für kleine Fuhrparks ein probates Mittel. Bei der manuellen Führerscheinkontrollen im Fuhrpark müssen alle Dienstwagennutzer ihre Führerscheine im Original bei einer autorisierten Person vorzeigen. Diese prüft deren Echtheit und Gültigkeit. Anschließend wird ein Kontrollnachweis sowie eine Verpflichtungserklärung unterzeichnet, den Fuhrparkleiter bei Verlust oder Einzug des Führerscheins zu informieren. Die gesamte Dokumentation muss anschließend für mindestens fünf Jahre archiviert werden.
Schon am Ablauf wird deutlich: Mit der Anzahl an Mitarbeitern steigt der Aufwand der Führerscheinkontrolle enorm. Für kleine Fuhrparks funktioniert die manuelle Kontrolle noch, für große Fuhrparks ist sie kaum praktikabel. Zudem ist die Umsetzung aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht immer wasserdicht, da sich Dritte Zugriff zum Ablageordner verschaffen könnten. Und apropos Ordner: Die staubigen Ordner brauchen Platz, der in vielen Unternehmen sowieso Mangelware ist. Abhilfe schaffen hier Lösungen aus dem digitalen Bereich.
Zwar ist die Nutzung einer Software zur Führerscheinkontrolle im Fuhrpark mit Kosten verbunden, in der Regel amortisieren sich diese allerdings schon nach kurzer Zeit. Viele Fuhrparkmanager unterschätzen zudem den zeitlichen Aufwand der Kontrolle und unterschätzen somit auch den mit der Digitalisierung einhergehenden Zugewinn an Effizienz. Und es gibt noch weitere Vorteile:
- - Die Dokumentation der Führerscheinkontrolle erfolgt rechtssicher und völlig automatisch
- - Fahrer müssen keinen Termin mit dem Fuhrparkmanagement wahrnehmen oder physisch vor Ort sein
- - Kontrolltermine können automatisch eingestellt werden
Umgesetzt werden kann die digitale Führerscheinprüfung auf unterschiedlichen Wegen, beispielsweise per App, oder mithilfe eines Identifikationsmediums wie NFC- oder RFID-Chips. Auch mithilfe von Barcodes kann ein solches Prüfsystem implementiert werden.
Welche Art der Kontrolle für den eigenen Fuhrpark unterm Strich besser ist, hängt entscheidend von dessen Größe ab. Generell gilt: Je größer der Fuhrpark, desto sinnvoller ist die Nutzung eines digitalen Tools zur Führerscheinkontrolle.
In welchem Turnus sollte die Führerscheine der Angestellten überprüft werden?
Eine gesetzliche Vorgabe gibt es hierfür nicht. In der Praxis hat sich bei vielen Fuhrparkunternehmen ein halbjährlicher Rhythmus bewährt. Damit ist man auch rechtlich auf der sicheren Seite, wie aus diesem Urteil hervorgeht: (LINK: https://arbeitsschutz-herbst.de/arbeitsschutz/fuehrerscheinkontrollen-mindestens-zwei-mal-im-jahr/).
Achtung: Kursiert beispielsweise das Gerücht, dass ein Fahrer seinen Führerschein verloren hat, oder dieser auffällig häufig gegen die Straßenverkehrsordnung verstößt und entsprechend fleißig Punkte in Flensburg sammelt, sollte dem Verdacht nachgegangen werden, indem der Mitarbeiter zeitnah zur Vorlage seiner gültigen Fahrerlaubnis aufgefordert wird.
Wie kann man Führerscheinkontrollen im Fuhrpark effektiv und kosteneffizient durchführen?
Um Führerscheinkontrollen im Fuhrpark effektiv und kosteneffizient durchzuführen, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung
- - Automatisierung: Unternehmen können auf automatisierte Systeme zurückgreifen, die die Führerscheinprüfung automatisch durchführen und die Ergebnisse elektronisch speichern. das reduziert den administrativen Aufwand und minimiert menschliche Fehler.
- - Kombinierte Kontrollen: Unternehmen können die Führerscheinkontrolle mit anderen Kontrollen wie der Überprüfung des Tachos oder der Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten kombinieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
- - Zentralisierung: Die Zentralisierung der Führerscheinkontrollen in einem zentralen Büro oder einer Abteilung kann den Prozess effektiver und kosteneffizienter gestalten.
- - Schulungen: Schulungen für Mitarbeiter und Führungskräfte können helfen, das Bewusstsein für die Bedeutung von Führerscheinkontrollen zu schärfen und die Einhaltung der Vorschriften zu fördern.
- - Auslagerung: Unternehmen können die Führerscheinkontrolle auch an spezialisierte Dienstleister auslagern, um Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um sicherzustellen, dass nur Fahrer mit gültiger Fahrerlaubnis am Steuer sitzen?
Um sicherzustellen, dass nur Fahrer mit gültiger Fahrerlaubnis am Steuer sitzen, können Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen:
- - Überprüfung bei Einstellung: Unternehmen sollten beim Einstellung neuer Fahrer eine Überprüfung der Fahrerlaubnis durchführen, um deren Vorhandensein sicherzustellen
- - Regelmäßige Führerscheinkontrollen: Unternehmen sollten regelmäßig Führerscheinkontrollen durchführen, um sicherzustellen, dass alle Fahrer im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind.
- - Schulungen: Unternehmen sollten Fahrer über die Bedeutung einer gültigen Fahrerlaubnis informieren und Schulungen zum Thema Führerscheinkontrollen und Fahrerlaubnisprüfungen anbieten.
- - Automatisierung: Unternehmen können auf automatisierte Systeme zurückgreifen, die die Gültigkeit der Fahrerlaubnis regelmäßig automatisch überprüfen und bei Bedarf Warnmeldungen ausgeben.
- - Sanktionen: Unternehmen sollten Sanktionen für Fahrer einführen, die ohne gültige Fahrerlaubnis fahren, um sicherzustellen, dass alle Fahrer im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind.
Wie kann man sicherstellen, dass die Führerscheinkontrollen im Fuhrpark datenschutzkonform durchgeführt werden?
Um sicherzustellen, dass Führerscheinkontrollen im Fuhrpark datenschutzkonform durchgeführt werden, können Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- - Einwilligungserklärung: Unternehmen sollten von den betroffenen Mitarbeitern eine schriftliche Einwilligungserklärung einholen, in der diese ihre Zustimmung zur Überprüfung ihrer Fahrerlaubnis geben. Die Einwilligungserklärung sollte alle relevanten Informationen enthalten, wie z.B. den Zweck der Überprüfung, die Art der überprüften Daten, die Speicherdauer und den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung.
- - Datensparsamkeit: Unternehmen sollten nur die für die Überprüfung der Fahrerlaubnis erforderlichen Daten erheben und speichern. Alle anderen Informationen, die während des Prozesses erhoben werden, sollten gelöscht oder anonymisiert werden.
- - Datensicherheit: Unternehmen sollten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch zu schützen. Dies umfasst auch die Verschlüsselung von Daten, die regelmäßige Aktualisierung von Sicherheitssoftware und die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit sensiblen Daten.
- - Transparenz: Unternehmen sollten die betroffenen Mitarbeiter über die Art und den Umfang der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Führerscheinkontrollen informieren. Dies kann durch eine Datenschutzerklärung oder eine entsprechende Information im Mitarbeiterhandbuch erfolgen.
- - Löschung: Unternehmen sollten die Daten der betroffenen Mitarbeiter nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist löschen oder anonymisieren.
Wie kann man die Führerscheinkontrollen im Fuhrpark in das bestehende Arbeits- und Organisationskonzept des Unternehmens integrieren?
Die Integration von Führerscheinkontrollen in das Arbeits- und Organisationskonzept des Unternehmens kann auf verschiedene Arten erfolgen. Hier sind einige Schritte, die dabei helfen können:
- - Identifizieren Sie die Bedürfnisse des Unternehmens: Welche Führerscheinklassen müssen regelmäßig überprüft werden? Wie oft sollten die Überprüfungen durchgeführt werden? Wer ist für die Überprüfungen verantwortlich? Erstellen Sie einen Plan: Basierend auf den Anforderungen des Unternehmens können Sie einen Plan erstellen, der festlegt, wie die Führerscheinkontrollen durchgeführt werden sollen. Der Plan sollte die Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Überprüfung von Führerscheinen im Fuhrpark festlegen.
- - Implementieren Sie den Plan: Sobald der Plan erstellt wurde, müssen Sie sicherstellen, dass er effektiv implementiert wird. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens über die Überprüfungspflichten informiert sind und dass die notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden.
- - Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie die Führerscheine ihrer Mitarbeiter überprüfen können. Geben Sie ihnen klare Anweisungen und Schulungen, um sicherzustellen, dass sie die Überprüfungen korrekt durchführen können.
- - Überwachen Sie die Ergebnisse: Überwachen Sie regelmäßig die Ergebnisse der Führerscheinkontrollen und stellen Sie sicher, dass alle Überprüfungen vollständig und korrekt durchgeführt wurden. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen am Plan vor, um sicherzustellen, dass er effektiv bleibt.
- - Integrieren Sie die Führerscheinkontrollen in die bestehenden Prozesse: Integrieren Sie die Überprüfung von Führerscheinen in die bestehenden Prozesse des Unternehmens. Sie können zum Beispiel die Überprüfungen in die jährlichen Mitarbeitergespräche integrieren oder sie in den Ablauf der regelmäßigen Inspektionen der Firmenfahrzeuge einbinden. Durch die Integration von Führerscheinkontrollen in das Arbeits- und Organisationskonzept des Unternehmens können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die Firmenfahrzeuge fahren, die erforderlichen Führerscheinanforderungen erfüllen.
