Unter Fuhrparkmanagement versteht man das Managen (Verwalten, Planen, Steuern und Überwachen) der Fahrzeuge in der Flotte, die für den Transport von Gütern oder Menschen eingesetzt werden. Es geht dabei vor allem um die administrativen Abläufe wie Beschaffung, Instandhaltung, Organisation und Veräußerung der Fahrzeuge.
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Ein Fuhrparkmanagement soll alle Probleme, die sich aus diesen Aufgaben ergeben, frühzeitig identifizieren und lösen. Die Wirtschaftlichkeit der Fahrzeuge stehen dabei ebenso wie Fokus wie Nachhaltigkeit oder Umweltschutz.
Autoflotte nennt die fünf wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagements:
- Fahrzeugbeschaffung
- Schadenmanagement
- UVV-Prüfung/Führerscheinkontrolle
- Wartung/Kraftstoffmanagement
- Controlling/Reporting
Fahrzeugbeschaffung im Fuhrpark
Wie viele Fahrzeuge benötigt das Unternehmen, wer ist Dienstwagen berechtigt, welches Budget steht zur Verfügung, welche Fahrzeuge lässt die Car Policy zu? Welcher Treibstoffverbrauch ist noch akzeptabel, welcher Anbieter macht das beste Angebot? Die Fahrzeugbeschaffung ist die wohl umfänglichste, komplexeste und wichtigste Aufgabe im Fuhrpark. Das Flottenmanagement beschafft die entsprechenden Fahrzeuge unter der wichtigsten Prämisse der Kostenoptimierung und Kostentransparenz.
Bei der Fahrzeugbeschaffung gibt es unterschiedliche Methoden.
- Kauf mit Barzahlung
- Kauf mit Kreditfinanzierung
- Kilometer-Leasing
- Restwert-Leasing
- Langzeitmiete
- Auto-Abonnement
Das Fuhrparkmanagement muss dafür sorgen, dass die richtigen Fahrzeuge in ausreichender Zahl zum benötigten Zeitpunkt am Ort des Bedarfs zur Verfügung stehen – damit die Unternehmensprozesse reibungslos ablaufen. Die Spanne der zu beschaffenden Fahrzeuge reicht dabei vom Dienstwagen für die Geschäftsleitung bis hin zum Spezial-Fahrzeugen, die beispielsweise ein Kundenservice benötigt. Die Anforderungen für die jeweilige Fahrzeugausstattung lassen sich am besten in einem Lastenheft dokumentieren.
Schadenmanagement im Fuhrpark
Selbst wenn Dienstwagenfahrer noch so aufmerksam sind: Schäden können immer passieren – seien es Kollisionen im Verkehr, Parkrempler aber auch zum Beispiel Schäden durch Wetterereignisse wie Hagel oder Stürme oder Wildunfälle. Der Schadenfall muss schriftlich festgehalten werden. Das Fuhrparkmanagement muss zudem die Schäden kompensieren und gegebenenfalls für Ersatz sorgen. Um Schäden und Unfälle tunlichst zu vermeiden, müssen oder Fuhrparkleiter bei den jährlichen Fahrerunterweisungen auf Gefahrenquellen hinweisen. Mit unter anderem diesen Maßnahmen lassen sich Schäden im Vorfeld vermeiden:
- Anschaffung Assistenzsysteme in den Fahrzeugen
- Gespräch mit Fahrern
- Sicherheitstrainings
- Belohnungssystem für unfallfreies Fahren
UVV-Prüfung und Führerscheinkontrolle im Fuhrpark
Zu den Kontrollpflichten des Unternehmens als Halter der Fahrzeuge und somit zu den Aufgaben des Fuhrparkmanagements zählen:
- Zwei Mal jährlich Führerscheinkontrolle (bei ständig überlassenen Fahrzeugen)
- Fristgerechte Durchführung der Hauptuntersuchung
- Fahrerunterweisung nach den Bestimmungen der UVV
- Sichtkontrollen und Prüfung der Fahrzeuge nach den Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
Die Unfallverhütungsvorschrift (UVV) ist für Unternehmen gesetzlich verpflichtend. Darunter sind alle Maßnahmen zu verstehen, die dazu dienen Unfälle, zu vermeiden und Mitarbeiter zu schützen. Das Fuhrparkmanagement koordiniert die UVV. Mängel müssen schnellstens behoben werden. Die Prüfung erfolgt einmal jährlich an jedem Fahrzeug der Flotte. Dabei werden sämtliche Funktionen geprüft, wie zum Beispiel Licht, Scheibenwischer, Gurte, Airbags oder Spiegel.
Zwar ist der Fahrer selbst verantwortlich, Ladung zu sichern, allerdings: Das Flottenmanagement oder der Fuhrparkleiter ,müssen den Fahrern die Möglichkeit geben, Ladung sicher zu verstauen – beispielsweise durch Beschaffung von Fahrzeugen, die genügend Features wie Verzurrösen, Spanngurte oder Trennnetze bieten.
Zu den weiteren Kontrollpflichten des Unternehmens und des Fuhrparkleiters gehört auch die (meist zwei Mal jährliche) Führerscheinkontrolle und Dokumentation der (gültigen) Fahrerlaubnis. Damit soll sichergestellt werden, dass tatsächlich ausschließlich Fahrer für das Unternehmen auf den Straßen unterwegs sind, die eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Vor allem nach einem Unfall oder Schaden sollte die Fahrerlaubnis kontrolliert werden.
Wartung und Kraftstoffmanagement im Fuhrpark
Wartung: Die Wartung der Fahrzeuge ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe des Fuhrparkmanagements – hierbei gilt es natürlich, die unterschiedlichen Fristen einzuhalten und dementsprechend zu planen. Das Fahrzeugmanagement muss beachten, dass Fahrzeuge in der Wartungszeit nicht genutzt werden können. Es muss deshalb prüfen, wann genau eine Wartung zu möglichst geringen Ausfallkosten führt. Gegebenenfalls müssen Ersatzfahrzeuge vom Fuhrparkmanagement bereitgestellt werden.
Kraftstoffmanagement: Eine der laufenden Kosten, die einen Fuhrpark am stärksten belasten, und einen Großteil der TCO (Total Cost of Ownership – die Fahrzeugkosten) sind die anfallenden Treibstoffkosten. Daher ist es für Fuhrparkverantwortliche wichtig, einen aktuellen Überblick über die Kosten zu haben – insbesondere in Zeiten extrem hoher Preise für Sprit. Mithilfe von spezieller Fuhrparkmanagement-Software kann ein Überblick verschafft werden und Maßnahmen ergriffen werden. So können zum Beispiel Fahrtrouten optimiert werden. Gegebenenfalls muss das Budget angepasst werden. Folgende weiter Maßnahmen können die Treibstoffkosten senken:
- Belohnungssystem für sparsames Fahren
- Einführung Tankkarten
- Kontrollen des Spritverbrauchs
- Verbrauch des Fahrzeuges checken (Car Policy)
- Luftdruck prüfen
Controlling und Reporting im Fuhrpark
Die Pflege der (Stamm)Daten ist für ein verlässliches Reporting unverzichtbar. Dem Fuhrparkmanagement obliegt es, Fragen wie die folgenden zu klären: Welche Mitarbeiter sind berechtigt, ein Fahrzeug der Flotte zu lenken? Welche Fahrzeuge befinden sich im Bestand? Das Fuhrparkmanagement hat diese Daten zu pflegen und zu aktualisieren. Nur mit sauberen Datensätzen kann ein einwandfreies Reporting gelingen. Erst durch dieses Reporting können Einsparungspotenziale in Flotte und Fuhrpark erkannt und durchgesetzt werden.